Das Wort
Apostille ist den meisten fremd — bis eine Institution sagt 'bringen Sie Ihr
Dokument apostilliert.' Die Panik, die in diesem Moment beginnt, ist unnötig —
eine Apostille ist eigentlich ein recht verständliches Verfahren. Wissen Sie,
was sie ist und wann sie nötig ist, ist der Prozess viel leichter.
Was ist eine Apostille
Eine Apostille
ist eine internationale Beglaubigung, die auf ein in einem Land ausgestelltes
offizielles Dokument gesetzt wird, damit es in einem anderen als gültig gilt.
Kurz gesagt, ein Siegel/Vermerk, der sagt 'dieses Dokument wurde wirklich von
der zuständigen Behörde dieses Landes ausgestellt.' Dadurch wird Ihr Dokument
von Institutionen im Ausland ohne zusätzliche Überprüfung anerkannt.
Wann wird sie benötigt
Eine Apostille
wird meist für offizielle Dokumente benötigt, die im Ausland verwendet werden:
Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Diplom, Führungszeugnis, Vollmacht und
dergleichen. Werden Sie zum Beispiel im Ausland heiraten, Ihr Diplom einer
Universität vorlegen oder dort einen Vorgang durchführen, kann verlangt werden,
dass das betreffende Dokument apostilliert ist.
Wie man sie erhält
Eine Apostille
wird je nach Dokumenttyp von einer zuständigen Behörde ausgestellt — meist der
offiziellen Behörde, der die ausstellende Institution angehört. Die Reihenfolge
ist wichtig: In manchen Fällen wird zuerst das Dokument selbst apostilliert,
dann übersetzt; in anderen wird die Übersetzung separat beglaubigt. Da diese
Reihenfolge je nach Land und Dokument variiert, ist es wichtig, die richtige
Abfolge vor Beginn zu kennen.
Das Verhältnis von Apostille und Übersetzung
Apostille und
beglaubigte Übersetzung werden oft verwechselt, sind aber verschiedene Dinge.
Eine Apostille beglaubigt die Offizialität des Dokuments selbst; eine
beglaubigte Übersetzung garantiert, dass das Dokument korrekt in eine andere
Sprache übersetzt wurde. In den meisten Fällen sind beide nötig — zuerst wird
das Dokument apostilliert, dann werden Dokument und Apostillevermerk von einem
vereidigten Übersetzer übersetzt.
Warum die richtige Reihenfolge wichtig ist
Die Reihenfolge
von Apostille und Übersetzung falsch zu machen, ist einer der häufigsten teuren
Fehler. Übersetzen Sie zum Beispiel ein Dokument zuerst und versuchen dann, es
zu apostillieren, muss die Apostille in manchen Fällen auf das
Originaldokument, sodass Sie von vorn anfangen müssen. Die allgemeine Tendenz
ist: Zuerst wird das Originaldokument apostilliert, dann werden Dokument und
Apostillevermerk zusammen von einem vereidigten Übersetzer übersetzt — aber das
kann je nach Institution Ihres Ziellandes variieren. Die richtige Reihenfolge vor
Beginn zu bestätigen, ist daher unerlässlich.
Häufig gefragt
'Akzeptiert
jedes Land eine Apostille?' — Nein; eine Apostille ist zwischen Ländern gültig,
die einem bestimmten internationalen Übereinkommen angehören. Für ein
Nicht-Vertragsland kann ein anderes Beglaubigungsverfahren (konsularische
Legalisation) nötig sein. 'Wie lange ist eine Apostille gültig?' — Die
Apostille selbst ist meist unbegrenzt gültig, aber das Dokument, auf dem sie
steht (z. B. ein Führungszeugnis), muss möglicherweise aktuell sein. 'Wo
bekomme ich eine Apostille?' — Von der zuständigen offiziellen Behörde je nach
Dokumenttyp; welches Dokument wohin geht, variiert je nach Land, daher
informiert man sich am besten im Voraus.
Wenn Sie nicht
sicher sind, ob Ihr Dokument eine Apostille braucht oder in welcher Reihenfolge
Sie vorgehen sollen (zuerst Apostille oder zuerst Übersetzung), schreiben Sie
uns einfach. Um nicht in falscher Reihenfolge vorzugehen und den Vorgang
wiederholen zu müssen, klären wir den richtigen Weg von Anfang an.